El proyecto de iniciativa empresarial culmina con la creación de la nueva empresa. La idea inicial, que identifica una oportunidad de mercado, ha pasado por una serie de filtros que ha ido modelándola, y adaptándola a los gustos y necesidades de los consumidores detectados en la investigación comercial.
El análisis del sector de actividad en el que se va a integrar la nueva empresa ofrece posibilidades para que esta pueda defenderse en la lucha competitiva. El plan de negocio muestra la viabilidad técnica y económica del proyecto y ha servido para conseguir la financiación necesaria para su puesta en marcha. Ha llegado el momento de pasar a la práctica y proceder a la creación de la empresa.
El proceso de creación de una empresa implica la realización de una serie de trámites burocráticos y obligaciones legales sin los cuales no puede comenzar sus actividades. En primer lugar se debe escoger la forma jurídica que se va a adoptar y proceder a su constitución dándose de alta en los registros correspondientes. A partir de ese momento tiene que empezara a hacer frente a distintas obligaciones fiscales, laborables y contables, para lo que tendrá que cumplir una serie de requisitos y realizar los trámites pertinentes.
ESTRUCTURA DE CONTENIDOS:
1.- Las obligaciones de la empresa.
2.- Constitución de la sociedad.
2.1. Nombre de la empresa.
2.2. Constitución de una sociedad mercantil.
3.- Trámites necesarios para la puesta en marcha de la empresa.
3.1. Trámites fiscales.
3.2. Trámites laborales.
3.3. Trámites en la Administración local.
3.4. Registros oficiales.
3.5. Libros obligatorios.
4.- Pasos para la creación de una empresa.
5.- Plazos para crear una empresa.
1.- Las obligaciones de la empresa.
La función reguladora que los poderes públicos ejercen sobre el mercado y su funcionamiento implica una serie de obligaciones legales para las empresas que intervienen en él.
En cada país se establecen unas normas administrativas, mercantiles, fiscales y laborales que deben ser respetadas por las empresas que desarrollan actividades económicas en su entorno específico.
Estas normas buscan proteger los derechos de todos los agentes participantes y garantizar el cumplimiento de los contratos, representativos de los acuerdos comerciales o financieros establecidos entre las partes.
Desde el momento de la creación de la empresa, ésta tiene que cumplir una serie de requisitos dependiendo de la forma jurídica que quiera adoptar:
· Empresario individual.
· Sociedad de naturaleza mercantil.
· Sociedad personalista.
Posteriormente en el transcurso de su actividad, la empresa tiene que hacer frente a determinadas obligaciones:
- Fiscales. El empresario debe realizar los trámites necesarios para cumplir con las obligaciones fiscales periódicas de la empresa. Básicamente:
o Impuesto sobre la renta de las personas físicas, si se trata de un empresario individual o, en su caso, el impuesto de sociedades.
o Impuesto sobre el valor añadido (IVA).
o Impuesto sobre actividades económicas (IAE).
- Laborales. El empresario debe comunicar, al Organismo correspondiente, la apertura del centro de trabajo o la reanudación de actividad en el mismo, así como disponer del correspondiente libro de visitas debidamente diligenciado.
Además, es necesario inscribir a la empresa y afiliar a los trabajadores a la Seguridad Social.
- Contables. Todo empresario deberá llevar una contabilidad ordenada, adecuada a la actividad de su empresa, así como la elaboración periódica de balances o inventarios.
Al cierre del ejercicio, el empresario deberá formular las cuentas anuales de su empresa: el balance, la cuenta de pérdidas y ganancias y la memoria.
2.- Constitución de la sociedad.
Una vez que el promotor o los promotores de la nueva empresa han decidido la forma jurídica que ésta va a adoptar, se hace necesario realizar una serie de gestiones y formalidades para que la empresa quede legalmente constituida y pueda comenzar a funcionar.
2.1. Nombre de la empresa.
En primer lugar hay que elegir un nombre para la empresa. A pesar de parecer un mero formalismo, puede tener su importancia para reflejar la imagen que se quiere dar de la empresa, ya que, al igual que ocurre con las personas, va a acompañar a ésta durante toda su existencia. Para la elección del nombre es recomendable tener en cuenta algunos principios:
- Buscar un nombre distintivo, fácil de identificar y de recordar.
- Procurar que el nombre resulte atractivo, tanto desde una perspectiva lingüística como gráfica (logotipo).
- Elegir un nombre descriptivo de lo que la empresa produce o vende. Aunque también conviene considerar su expansión futura, evitando que pueda resultar desorientador para las probables nuevas actividades.
El nombre no puede coincidir con el de otra empresa y se completará con una expresión que indique el tipo de sociedad al que pertenece. Para ello los promotores deben dirigirse al Registro correspondiente, al Registro Mercantil Central en el caso de las sociedades mercantiles y el Registro de Cooperativas y Sociedades Laborales del Ministerio de Trabajo y Seguridad Social en el caso de las cooperativas, para solicitar un certificado que acredite que no existe ninguna sociedad con idéntica denominación.
Se entiende por identidad en el caso de las mercantiles, no sólo la coincidencia absoluta entre denominaciones, sino cuando pueda inducir a confusión, como en el caso de:
- La utilización de las mismas palabras en diferente orden, género o número.
- La utilización de las mismas palabras con la adicción o supresión de términos o expresiones genéricas o accesorias, o de artículos, adverbios, preposiciones, conjunciones, acentos, guiones, signos de puntuación u otras partículas similares.
- La utilización de distintas palabras que tengan la misma expresión fonética.
La sociedad afectada, sin embargo, puede en estos casos, ser autorizada para utilizar la denominación prohibida por la concurrencia de alguna de las circunstancias anteriores, si existe conformidad de la empresa que tiene el registro.
2.2. Constitución de una sociedad mercantil.
Para proceder a la constitución legal de una sociedad mercantil hay que cumplir los siguientes requisitos:
- Redacción de la escritura y otorgamiento ante notario. La redacción de la escritura constitucional de la sociedad se realizará por los socios ajustándose a la normativa legal apropiada a cada caso. La escritura consta de dos partes: los acuerdos de constitución adoptados por los socios y los Estatutos.
La firma por los socios o representantes legales se realiza obligatoriamente ente notario, en un acto que se conoce como otorgamiento de la escritura pública, en él se debe aportar, además de la certificación del Registro Mercantil Central del Ministerio de Justicia, acreditativa de la no existencia de otra sociedad con la misma denominación, así como acreditar la realidad del desembolso exigido en las anónimas y limitadas y su valoración por las aportaciones no dinerarias.
- Liquidación del Impuesto de Transmisiones Patrimoniales por Operaciones Societarias. Se presenta la liquidación y se realiza el pago en la Delegación de Hacienda o en la Agencia Tributaria correspondiente a la demarcación donde se encuentra domiciliada la sociedad. El plazo para presentar la liquidación es de 30 días hábiles a partir del otorgamiento de la escritura pública ante notario.
La base imponible coincide en el caso de la constitución de la empresa con el importe del capital nominal inicial. El tipo de gravamen es del 1%. La cuota tributaria a ingresar resulta de aplicar ese tipo a la base imponible.
- Inscripción en el Registro Mercantil. Otorgada la escritura pública ha de procederse a la inscripción en el Registro Mercantil de la provincia donde se halle domiciliada la sociedad, dentro de los treinta días siguientes a la fecha de otorgamiento. Desde el momento de la inscripción en el Registro la sociedad adquiere plena capacidad jurídica. Hay que acompañar el justificante de pago del impuesto de Transmisiones Patrimoniales por operaciones societarias.
Los datos inscritos en el Registro tienen carácter público, de manera que pueden ser conocidos por todas las personas interesadas. Cualquier persona puede solicitar nota informativa o certificado en el que se explicite lo que está inscrito.
Las empresas tienen la obligación de hacer constar en su documentación y correspondencia mercantil los datos de su inscripción en el Registro Mercantil: denominación, número de hoja, folio, tomo, libro y sección de la primera inscripción practicada.
3.- Trámites necesarios para la puesta en marcha de la empresa.
La empresa legalmente constituida todavía tiene que cumplimentar una serie de trámites para poder iniciar su actividad. Estos consisten en la obtención de permisos y/o licencias, el pago de determinados impuestos y la inscripción en registros especiales.
Además, la empresa en el desarrollo normal de su actividad tiene que hacer frente a diversas obligaciones de tipo fiscal, laboral y contable. Para ello, en el momento de creación de la empresa tiene que realizar ciertas gestiones que le permitirán cumplir con dichas obligaciones posteriormente.
Hay que destacar que el Real Decreto 1/1986 establece el silencio positivo. La Administración tiene un plazo de dos meses para contestar desde la presentación de la solicitud, en la concesión de licencias y autorizaciones relacionadas con la instalación y traslado de empresas. Si no se recibe respuesta en este plazo, se supone que la contestación va a ser positiva y se puede abrir el negocio.
A continuación se analizan los trámites de carácter general, es decir aquellos que no están relacionados con una actividad concreta y en principio afecta a todo tipo de empresas. Aunque esto tampoco significa que todas las empresas tengan que cumplimentar todos y cada uno de los trámites.
3.1. Trámites fiscales.
Aquellos trámites que hay que realizar en el momento de creación de la empresa para hacer frente, posteriormente, al cumplimiento de las obligaciones fiscales periódicas de la empresa.
a) Autoliquidación del impuesto sobre transmisiones y actos jurídicos documentados.
La legislación contempla la existencia de una serie de operaciones societarias que están gravadas por el impuesto de transmisiones patrimoniales. Entre estas operaciones se encuentra el acto de constitución de la empresa.
El incumplimiento de la obligación tributaria anula la efectividad del acto constitutivo ante oficinas y registros públicos. De hecho, en el Registro Mercantil no puede establecerse asiento alguno en tanto no se acredite el pago de los impuestos establecidos por las leyes.
b) Declaraciones censales iniciales.
Se formalizan a través de impresos que facilita la Agencia Tributaria o la Delegación de Hacienda del domicilio fiscal.
Declaración de inicio de actividad o alta en el censo, ejercitando las correspondientes opciones a los regímenes especiales u optativos del IVA e IRPF. Se hace con fecha anterior al inicio de actividades.
Solicitud de Número de Identificación Fiscal (NIF) por empresarios y profesionales, personas físicas y jurídicas. Con anterioridad al inicio de actividades. Cubre en su caso el alta en el censo.
Declaración previa al inicio de operaciones para poder deducir cuotas de IVA soportado anterior al inicio de actividad.
Alta en el Impuesto de Actividades Económicas (IAE) en los epígrafes que corresponden a cada actividad:
Sección 1: Tarifas a empresarios.
Sección 2: Profesionales.
Sección 3: Actividades artísticas.
c) Impuestos a pagar desde el inicio.
Impuestos sobre transmisiones patrimoniales y actos jurídicos documentados. Tipo del 1% por la constitución de sociedades y cuentas de participación en concepto de operaciones societarias.
Impuesto sobre Actividades Económicas. Liquidación por los servicios municipales después de presentar cada uno la declaración el primer año. En los siguientes antes del 30 de Noviembre de cada año.
Impuesto sobre el Valor Añadido. Cargo en factura por operación.
3.2. Trámites laborales.
a) Trámites en la Delegación Provincial de Trabajo u órgano competente de la Comunidad Autónoma.
- Comunicación de apertura de centro de trabajo. Debe realizarla el empresario individual o el representante legal de la sociedad que pretenda la apertura de un centro de trabajo o la reanudación de la actividad después de efectuar alteraciones, ampliaciones o transformaciones de importancia.
- Libro de visitas. Todos los centros de trabajo están obligados a tener este libro de visitas con la finalidad de que los inspectores de trabajo efectúen las diligencias necesarias, con ocasión de sus visitas. El jefe de la inspección de trabajo diligenciará la primera hoja y sellará todas las hojas.
- Libro de matrícula. En él se debe inscribir a todos los trabajadores en el momento en que empiecen la prestación de servicios. Se anotarán los cambios en las categorías profesionales y las bajas de los trabajadores. Los libros se habilitarán en las Inspecciones Provinciales de Trabajo y Seguridad Social.
- Calendario laboral elaborado por la empresa, que deberá colocarse en lugar visible del centro de trabajo.
b) Trámites en la Seguridad Social.
- Inscripción de la empresa en la Seguridad Social. Se realizará en las Tesorerías Territoriales, Agencias o Administraciones de la Seguridad Social. Están obligados a la inscripción las personas naturales o jurídicas, así como las entidades sin entidad jurídica, por cuya cuenta trabajen las personas incluidas en el Régimen de la Seguridad Social.
- Alta del empresario individual en el Régimen Especial de Trabajadores Autónomos. Independientemente de que tenga o no trabajadores a su servicio.
Los socios de una cooperativa pueden optar en los estatutos entre darse de alta en el régimen especial o en el régimen general.
- Alta en un sistema de cobertura de riesgos de accidentes de trabajo y enfermedades profesionales. La empresa puede optar entre el Instituto Nacional de la Seguridad Social, o en una Mutua Patronal correspondiente a la actividad de la empresa. Las Mutuas Patronales son entidades colaboradoras de la Seguridad Social, supervisadas por el Ministerio de Trabajo.
- Alta y filiación de los trabajadores a la Seguridad Social. Dentro de los cinco días naturales a partir de la iniciación del trabajo. Se le asigna al trabajador un número de afiliación para toda su vida laboral. La afiliación es obligatoria en el ámbito de aplicación del régimen general.
3.3. Trámites en la Administración local.
a) Licencia de obras.
Para la realización de cualquier tipo de obra es preceptivo estar en posesión de la correspondiente licencia de obra. Cada Ayuntamiento fija sus normas específicas para la concesión de esta licencia. En general se presenta solicitud en el departamento de Urbanismo del Ayuntamiento en cuestión.
Existen distintos tipos de licencia:
- Licencias para obras de nueva planta.
- Licencia para obras de edificaciones existentes.
- Licencias para la realización de obras de pequeña entidad, necesarias para el acondicionamiento de locales.
En este último caso, en algunos municipios existe la posibilidad de realizar obras de acondicionamiento menor de locales, sin previa solicitud de licencia, reduciéndose el trámite a la comunicación de las mismas al Ayuntamiento correspondiente. Sin embargo, esta comunicación no puede utilizarse para obras que afecta a la estructura, ni el aspecto exterior de los locales.
b) Licencia de Apertura.
Es necesario estar en posesión de la correspondiente licencia de apertura para iniciar cualquier actividad. Se debe realizar una consulta previa ante el Departamento de Urbanismo del Ayuntamiento correspondiente sobre las posibilidades de obtener la licencia, antes de realizar ninguna inversión. Para ello hay que presentar todos los datos relativos al tipo de negocio que se quiere desarrollar y las características de su ubicación.
Existen dos tipos de licencias:
Licencia de apertura para actividades inocuas. Se considera inocuas todas aquellas actividades no incluidas en el Reglamento de actividades molestas, insalubres, nocivas y peligrosas.
Licencia de apertura para actividades calificadas. Aquellas actividades que sí están incluidas en el citado Reglamento.
Una vez obtenida la licencia, el empresario tendrá un plazo de seis meses para el comienzo de la actividad.
3.4. Registros oficiales.
a) Registro oficial de la actividad.
En función del tipo de actividad económica a realizar por la empresa hay que notificar y/o solicitar la inscripción de la empresa y/o de los productos o servicios a prestar, en un Registro Oficial específico para esa actividad, siendo en algunos casos condición indispensable para el inicio de ésta. El más importante es el Registro Industrial.
La instalación, ampliación y traslado de una industria no requiere autorización previa, pero el empresario debe inscribirse en el Registro Industrial de la Comunidad Autónoma que se trate.
Para realizar la inscripción se requiere certificación emitida por un técnico competente que haga constar que la instalación se ajusta al proyecto. La Comunidad tiene un mes, desde la fecha de presentación de la solicitud, para plantear los inconvenientes y consiguientes medidas correctoras que encuentre en la instalación.
b) Registro de la Propiedad Industrial.
Para obtener la propiedad industrial las empresas pueden inscribir su derecho en el registro del mismo nombre. Los derechos de propiedad que pueden ser objeto de inscripción en el registro de la propiedad industrial son los siguientes:
- Patentes. Representa el derecho de explotar una invención con carácter temporal de manera exclusiva. La invención incluye tanto la mejora de un procedimiento industrial, como el perfeccionamiento de otro invento.
- Modelos y diseños industriales. Son objetos susceptibles de reproducción industrial, caracterizados por su forma externa y que, sin aportar nada desde el punto de vista tecnológico, sirven para identificar productos.
- Marcas, rótulos y nombres comerciales. La inscripción en el Registro de la Propiedad Industrial es sólo obligatoria para las marcas (denominación de productos o servicios), aunque puede ser conveniente inscribir también los rótulos (nombre de establecimientos) y los nombre comerciales (razón social de las entidades y nombre y apellidos de las personas físicas).
c) Registro de la Propiedad Intelectual.
Este registro está adquiriendo cada vez una mayor importancia para la defensa de los productos sustanciales para la empresa como puede ser el software en el campo informático.
d) Registro de la Propiedad Inmobiliaria.
En este registro organizado de forma similar al Registro Mercantil, se tienen que inscribir los bienes inmuebles aportados a la sociedad.
3.5. Libros obligatorios.
Los empresarios individuales y las sociedades mercantiles deben llevar unos libros de contabilidad que han de ser objeto de legalización en el Registro Mercantil. También pueden llevar cuantos libros auxiliares estimen convenientes, pero estos no tienen que ser legalizados. Además, en determinados casos, deben llevar libros fiscales que se diligencian en la Delegación de Hacienda o Agencia Tributaria del domicilio fiscal.
a) Profesionales en estimación directa.
- Libros fiscales: Registro de Ingresos y Gastos de bienes de inversión, provisiones de fondos y suplidos.
b) Empresarios individuales.
1. Estimación directa:
- Libros y contabilidad de acuerdo con el Código de Comercio y Plan General de Contabilidad.
- Libros Registro del IVA.
2. Estimación objetiva por módulos, signos o índices:
- Sólo conservar justificantes de módulos, ingresos y gastos a efectos fiscales.
- Libros y contabilidad de acuerdo con el Código de Comercio y Plan General de Contabilidad.
3. Estimación objetiva por coeficientes:
- Libros y contabilidad de acuerdo con el Código de Comercio y Plan General de Contabilidad.
En los casos 1 y 3 anteriores no hay que llevar libros de IVA si se aplica el régimen simplificado de este impuesto o el recargo de equivalencia en la mayor parte de los casos.
c) Sociedades Mercantiles.
- Libros obligatorios:
- Libro de Inventario y Cuentas Anuales.
- Libro Diario.
- Libro de Actas.
Estos libros han de ser diligenciados por el Registro Mercantil, como se ha dicho anteriormente. Sin embargo, los formados por hojas sueltas encuadernadas con posterioridad a la realización de asientos por cualquier procedimiento, podrán ser presentados a la legalización antes de que transcurran los cuatro meses siguientes al cierre del ejercicio, debiendo tener el primer folio en blanco y los demás numerados correlativamente y por orden cronológico.
- Libros obligatorios a efectos del IVA:
- Libro de facturas emitidas.
- Libro de facturas recibidas.
- Libros obligatorios a efectos del impuesto sobre sociedades:
* Registros auxiliares:
- Compras.
- Ventas y rendimientos normales.
- Cobros y pagos.
- Gastos.
- Libro especial para las Sociedades Anónimas:
- Libro registro de acciones nominativas.
- Libro especial para las Sociedades de Responsabilidad Limitada:
- Libro registro de socios.
4.- Pasos para la creación de una empresa.
Para la creación de una empresa es necesario realizar una serie de trámites ante distintos organismos que, ordenados por orden cronológico de realización, se recogen el en el cuadro siguiente:
PASOS PARA LA CREACIÓN DE UNA EMPRESA
(Por orden cronológico)
1. Plan de negocio.
2. Gestiones previas en lo que se refiere al local en el que se pretende desarrollar la actividad y las licencias municipales necesarias.
3. Elección de la forma jurídica de la empresa.
4. Estudio de la financiación.
5. Escritura de constitución.
6. Autoliquidación del impuesto sobre Transmisiones Patrimoniales (Operaciones Societarias).
7. Obtención de la personalidad jurídica.
8. Compra o arrendamiento del local.
9. Solicitud de licencia de obras, si van a realizarse en el local, apertura y, en su caso, de funcionamiento.
10. Legalización de Libros Oficiales.
11. Otras autorizaciones y certificados de empresas.
12. Declaración censal.
13. Alta en el Impuesto de Actividades Económicas (IAE).
14. Alta en el Régimen Especial de Autónomos de la Seguridad Social.
15. Comunicación de la apertura del Centro de Trabajo.
16. Formalización de los contratos de trabajo.
17. Alta en el Régimen General de la Seguridad Social.
18. Obligaciones contables.
19. Cobertura de riesgos.
20. Otros Registros Oficiales.
A continuación se realiza un breve comentario de cada uno de estos pasos:
1. Plan de negocio.
Una vez detectada la oportunidad de negocio, la idea debe ser desarrollada en un plan de negocio que ofrezca perspectivas razonablemente positivas de viabilidad.
2. Gestiones previas en lo que se refiere al local en el que se pretende desarrollar la actividad y las licencias municipales necesarias.
Para la compra y arrendamiento del local se debe verificar en el Registro de la Propiedad la titularidad del vendedor o arrendador, así como las cargas o gravámenes que soporta. También se debe comprobar que no exista prohibición o limitación en los Estatutos de la Comunidad de Vecinos para la actividad que se pretenda desarrollar en el local
Por lo que respecta a las licencias municipales, hay que informarse en el Ayuntamiento si existe licencia previa de apertura para la misma actividad en el local, cuando se halle en funcionamiento o lo haya estado en los seis meses anteriores, en cuyo caso basta una comunicación del cambio de titularidad del negocio. Si no es así, hay que informarse en el Ayuntamiento si las normas de uso de la normativa urbanística y, en su caso, la reglamentación técnica aplicable prohíben, limitan o exigen medidas correctoras para actividades calificadas como peligrosas, nocivas, molestas o insalubres y de las que, a su vez, pudieran afectar a las actividades inocuas.
Todo ello es importante para solicitar en su momento con una razonable posibilidad de obtenerlas, la licencia de apertura y de funcionamiento (esta última para las actividades calificadas) y para poder prever con tiempo las obras o instalaciones que hayan de realizarse en el local, lo que puede implicar también la preceptiva licencia de obras.
3. Elección de la forma jurídica de la empresa.
Se puede realizar la actividad como persona física (empresario individual) o como persona jurídica (sociedad). En esta decisión hay que prestar especial atención a la responsabilidad personal que asumen el empresario, los socios y los administradores.
En el caso de un empresario individual no se requieren trámites de constitución.
4. Estudio de la financiación.
Se deben considerar las aportaciones que se van a realizar al negocio tanto dinerarias como no dinerarias, así como los préstamos, créditos y ayudas de Organismos oficiales o de Entidades privadas que se puedan solicitar.
5. Escritura de constitución.
En el caso de las sociedades que exijan este requisito (sociedades mercantiles), hay que aportar al notario la certificación negativa del nombre expedida por el Registro Mercantil Central, el original de los estatutos de la sociedad, certificación bancaria de los desembolsos realizados de la parte del capital en metálico y valoración de los bienes que constituyen la aportación no dineraria (valorados a precio de mercado).
Para las sociedades anónimas y comanditarias por acciones, la valoración de las aportaciones no dinerarias debe venir avalada por el informe de los expertos independientes nombrados por el Registro Mercantil de la provincia.
Las cooperativas se constituyen también en escritura pública que incorpora los Estatutos donde se fija el capital social. Además debe incluir la certificación negativa del nombre expedida por el Registro de Cooperativas.
6. Autoliquidación del impuesto sobre Transmisiones Patrimoniales (Operaciones Societarias).
En la Agencia Tributaria correspondiente al domicilio social, que asciende al 1% del importe del capital nominal. Las cooperativas protegidas están exentas de este tributo, lo mismo que las sociedades laborales.
7. Obtención de la personalidad jurídica.
Presentación en el Registro Mercantil de la provincia de la primera copia de la escritura de constitución de la sociedad mercantil, junto con la copia diligenciada por la Agencia Tributaria de la autoliquidación del Impuesto sobre Transmisiones Patrimoniales.
8. Compra o arrendamiento del local.
Por lo que respecta la duración del contrato, en el caso de arrendamiento, lo más beneficioso para el arrendatario es que éste sea a largo plazo, reservándose él sólo la facultad de resolverlo en cualquier momento o trascurrido un periodo corto de tiempo. Esta cláusula puede no ser fácil de negociar porque en la mayoría de los casos se opone al interés particular del arrendador.
En los traspasos o cesiones, hay que prestar atención a la fecha del contrato en que se subroga el nuevo arrendatario en lo que respecta a la duración legal del mismo, si se trata de un contrato anterior a la nueva Ley de Arrendamientos Urbanos 29/1994 de 24 de Noviembre.
El arrendamiento está gravado con el IVA (actualmente el 16%) y sometido a retención a cuenta del IRPF del arrendatario.
La fianza a entregar por el arrendatario al arrendador para lo locales cuyo uso no sea de vivienda asciende a dos mensualidades.
La compra del local está gravada por el Impuesto de Trasmisiones Patrimoniales al 7% del valor real o fiscal del inmueble. Hay que tener muy en cuenta el Incremento del Valor de los Terrenos de Naturaleza Urbana, que puede alcanzar una cifra importante y que actualmente se liquida a cargo del vendedor, como los gastos originados por la Escritura Pública, pero cuyo pago, al igual que el ITP y los de primera copia y posteriores a cuenta del comprador, puede convenirse entre las partes.
El importe del Impuesto de Valor de los Terrenos puede y debe obtenerse por anticipado en las oficinas municipales.
9. Solicitud de licencia de obras, si van a realizarse en el local, apertura y, en su caso, de funcionamiento.
Así como la transmisión o modificación de las mismas.
10. Legalización de Libros Oficiales.
Los empresarios individuales y las sociedades mercantiles deben legalizar sus libros en el Registro Mercantil de la provincia y las cooperativas en su propio registro de Cooperativas. Los libros exigidos por la legislación fiscal se legalizan en la Agencia Tributaria.
11. Otras autorizaciones y certificados de empresas.
Se incluye un cuadro con los trámites específicos que incumben a las actividades más usuales y el trámite correspondiente:
12. Declaración censal.
En la Agencia Tributaria, en un plazo de 30 días hábiles a partir de la fecha de constitución. En cualquier caso antes del inicio de la actividad empresarial o profesional. Entendiendo por tal, desde que se realiza cualquier entrega, prestación o adquisición de bienes o servicios, cobros, pagos o contratación de personal, para intervenir de modo inmediato o futuro en la producción o distribución de bienes o servicios.
La declaración de inicio de actividades puede incluir la solicitud de NIF y la declaración de operaciones previas, necesario para deducirse el IVA por compras o adquisiciones de bienes o servicios anteriores al inicio de actividad.
En esta declaración los contribuyente por IRPF (empresarios individuales, socios de sociedades civiles y partícipes en una comunidad de bienes) pueden renunciar al régimen de estimación objetiva (módulos) si legalmente les resultan aplicables, para pasar al de estimación directa simplificada y renunciar a este último para pasar al de estimación directa normal si fuera conveniente. Así como a los regímenes simplificados y los especiales de agricultura, ganadería y pesca del IVA.
Este es también el momento de ejercitar las opciones legalmente previstas para el IVA; entre otras precisiones como la exención del impuesto de sociedades o las referidas a las entidades en régimen de atribución de rentas antes indicadas. Esta declaración censal es única y debe incluir relación de socios o comuneros, los cuales, además deben presentar declaración individual para comunicar su obligación de realizar pagos fraccionados por su condición de socios comuneros.
13. Alta en el Impuesto de Actividades Económicas (IAE).
Se realiza también en la Agencia Tributaria, aunque es un tributo local que liquida el Ayuntamiento.
Este impuesto se devenga por el mero ejercicio en el territorio nacional de actividades económicas (empresariales, profesionales y artísticas). El plazo para efectuarlo es el de los diez días anteriores al inicio de actividad.
14. Alta en el Régimen Especial de Autónomos de la Seguridad Social.
Se aplica este régimen especial a los empresarios individuales, a sus familiares directos que trabajen en la empresa sin la condición de asalariados, así como a los consejeros y administradores de sociedades que a título lucrativo y de forma habitual, directa y personal realicen funciones de dirección o gerencia.
Se aplica además a quienes prestan otros servicios en la empresa en las mismas condiciones, cuando además posean el control directo o indirecto de la misma (50% o más del capital social). Se presume este control también si el socio posee ese porcentaje con su cónyuge y otros parientes hasta segundo grado; si su participación es igual o superior a un tercio del capital o de un 25% del mismo si tiene atribuidas funciones de dirección o gerencia. Los socios y trabajadores de una sociedad laboral también tienen esta condición de autónomos cuando con su cónyuge y parientes hasta el segundo grado por consanguinidad o afinidad tengas al menos el 50% del capital.
Afecta también este régimen a los profesionales no afiliados a una mutualidad alternativa, a los socios de las compañías colectivas y a los socios colectivos de las comanditarias.
Los socios trabajadores de una cooperativa de trabajo asociado pueden optar en los Estatutos por este régimen o por el general, para todos ellos en conjunto.
La afiliación como autónomo es única, aunque se realicen varios trabajos que obliguen cada uno de ellos a la incorporación a este régimen. Sin embargo es compatible con la afiliación a otros regímenes de la Seguridad Social; por ejemplo al general de los trabajadores por cuenta ajena.
El plazo de afiliación es de 30 días naturales a partir del día siguiente al inicio de la actividad y su efecto se retrotrae al día primero del mes de la fecha de inicio de las actividades. Se realiza en la Dirección Provincial o Administración de la Tesorería de la Seguridad Social.
15. Comunicación de la apertura del Centro de Trabajo.
Se debe comunicar a la Dirección Provincial de Trabajo u organismo competente de la Comunidad Autónoma, dentro de los 30 días siguientes al inicio de actividad. También debe el empresario adquirir y sellar en la Inspección Provincial de Trabajo el Libro de Visitas y el Libro de Matrícula, por cada centro de trabajo.
En el último se inscribirán, con los datos que en el mismo se indican, todos los trabajadores que prestan servicios en el centro.
16. Formalización de los contratos de trabajo.
Afecta a los trabajadores por cuenta ajena. Los empresarios tienen la obligación de formalizar por escrito todos los contratos temporales, de relaciones especiales (deportistas y artistas) y otros como los de tiempo parcial, trabajo discontinuo, a domicilio y auxilio asociado. Estos contratos deben registrarse en la Oficina de Empleo y deben comunicarse también a esta oficina, todas las contrataciones efectuadas, aunque no exijan contrato escrito; también debe comunicarse la finalización de los mismos.
Esta obligación debe cumplirse en el plazo de diez días hábiles siguientes a la fecha de contratación. En ciertos casos, los contratos que exijan forma escrita por ejemplo, hay que dar cuenta en el mismo plazo a los representantes de los trabajadores.
17. Alta en el Régimen General de la Seguridad Social.
Debe darse de alta en este Régimen en primer lugar el empresario o, en sentido amplio, toda persona natural o jurídica, pública o privada que contrate trabajadores.
Asimismo, el empresario y, en su defecto, los trabajadores o de oficio la Dirección Provincial de la Tesorería de la Seguridad Social, como consecuencia de las actuaciones de la Inspección de Trabajo, debe proceder a la filiación a este régimen de sus trabajadores. La alternativa para la cobertura de accidentes laborales pueden ser las mutuas patronales.
El alta del empresario y la afiliación de los trabajadores debe realizarse antes del inicio de la actividad para el primero y con anterioridad al inicio de las prestaciones para los segundos, en la Dirección Provincial de la Tesorería General de la Seguridad Social o en las Administraciones de la misma.
18. Obligaciones contables.
Desde su constitución toda empresa mercantil debe llevar al menos, como exige el Código de Comercio, el libro Diario y el Inventarios y Cuentas Anuales aplicando las normas del Plan General de Contabilidad y los Planes sectoriales caso de existir. Además debe llevar todos los libros obligatorios para cada tipo de sociedad y los exigidos por las leyes y disposiciones especiales, especialmente en materia fiscal.
19. Cobertura de riesgos.
Parece aconsejable asegurar, mediante las oportunas pólizas concertadas con Compañías de Seguros, los daños propios que pueda sufrir la empresa y la responsabilidad civil por los daños y perjuicios causados a terceros y de los que, directa o indirectamente, deba responder la misma.
20. Otros Registros Oficiales.
El Registro de la Propiedad Industrial protege los derechos asociados a las patentes, marcas, modelos de utilidad, rótulos y nombres comerciales. El registro del nombre o razón social es conveniente porque el Registro Mercantil no protege de la utilización del nombre de la sociedad incorporada al mismo más que frente a otras Compañías mercantiles, pero no frente a otras personas o entidades.
El Registro de la Propiedad Industrial está adquiriendo cada vez una mayor importancia para la defensa de productos sustanciales para la empresa como puede ser el software en el campo informático.
El Registro de la Propiedad refleja frente a terceros la titularidad del dominio, derechos reales, cargas, gravámenes y limitaciones que afectan a los bienes inmuebles incorporados al mismo. La inscripción y demás situaciones referidas se incorporan al Registro mediante el oportuno documento auténtico (por ejemplo, Escritura notarial) que acredite la propiedad, derechos y cargas aludidos.
5.- Plazos para crear una empresa.
La realización de todos los pasos enumerados en el apartado anterior supone un esfuerzo burocrático para el emprendedor y larga mucho el tiempo de creación de una empresa. La Administración Pública consciente de este problema está buscando la manera de reducir los plazos y agilizar las tramitaciones de los documentos.
Una de las medidas que se va a adoptar con carácter experimental, es la puesta en marcha de la denominada “ventanilla única” que mediante una intensiva utilización de las tecnologías de la información y la comunicación pretende mejorar y simplificar las relaciones del emprendedor con la Administración ofreciendo la posibilidad de realización de los trámites administrativos desde cualquier oficina pública y desde el lugar de trabajo del ciudadano o desde su hogar.
También se ha anunciado el Plan de Agilización y Simplificación Formativa para la competitividad de la PYME que pretende reducir significativamente los plazos para cumplimentar los trámites de creación de una empresa.
El análisis del sector de actividad en el que se va a integrar la nueva empresa ofrece posibilidades para que esta pueda defenderse en la lucha competitiva. El plan de negocio muestra la viabilidad técnica y económica del proyecto y ha servido para conseguir la financiación necesaria para su puesta en marcha. Ha llegado el momento de pasar a la práctica y proceder a la creación de la empresa.
El proceso de creación de una empresa implica la realización de una serie de trámites burocráticos y obligaciones legales sin los cuales no puede comenzar sus actividades. En primer lugar se debe escoger la forma jurídica que se va a adoptar y proceder a su constitución dándose de alta en los registros correspondientes. A partir de ese momento tiene que empezara a hacer frente a distintas obligaciones fiscales, laborables y contables, para lo que tendrá que cumplir una serie de requisitos y realizar los trámites pertinentes.
ESTRUCTURA DE CONTENIDOS:
1.- Las obligaciones de la empresa.
2.- Constitución de la sociedad.
2.1. Nombre de la empresa.
2.2. Constitución de una sociedad mercantil.
3.- Trámites necesarios para la puesta en marcha de la empresa.
3.1. Trámites fiscales.
3.2. Trámites laborales.
3.3. Trámites en la Administración local.
3.4. Registros oficiales.
3.5. Libros obligatorios.
4.- Pasos para la creación de una empresa.
5.- Plazos para crear una empresa.
1.- Las obligaciones de la empresa.
La función reguladora que los poderes públicos ejercen sobre el mercado y su funcionamiento implica una serie de obligaciones legales para las empresas que intervienen en él.
En cada país se establecen unas normas administrativas, mercantiles, fiscales y laborales que deben ser respetadas por las empresas que desarrollan actividades económicas en su entorno específico.
Estas normas buscan proteger los derechos de todos los agentes participantes y garantizar el cumplimiento de los contratos, representativos de los acuerdos comerciales o financieros establecidos entre las partes.
Desde el momento de la creación de la empresa, ésta tiene que cumplir una serie de requisitos dependiendo de la forma jurídica que quiera adoptar:
· Empresario individual.
· Sociedad de naturaleza mercantil.
· Sociedad personalista.
Posteriormente en el transcurso de su actividad, la empresa tiene que hacer frente a determinadas obligaciones:
- Fiscales. El empresario debe realizar los trámites necesarios para cumplir con las obligaciones fiscales periódicas de la empresa. Básicamente:
o Impuesto sobre la renta de las personas físicas, si se trata de un empresario individual o, en su caso, el impuesto de sociedades.
o Impuesto sobre el valor añadido (IVA).
o Impuesto sobre actividades económicas (IAE).
- Laborales. El empresario debe comunicar, al Organismo correspondiente, la apertura del centro de trabajo o la reanudación de actividad en el mismo, así como disponer del correspondiente libro de visitas debidamente diligenciado.
Además, es necesario inscribir a la empresa y afiliar a los trabajadores a la Seguridad Social.
- Contables. Todo empresario deberá llevar una contabilidad ordenada, adecuada a la actividad de su empresa, así como la elaboración periódica de balances o inventarios.
Al cierre del ejercicio, el empresario deberá formular las cuentas anuales de su empresa: el balance, la cuenta de pérdidas y ganancias y la memoria.
2.- Constitución de la sociedad.
Una vez que el promotor o los promotores de la nueva empresa han decidido la forma jurídica que ésta va a adoptar, se hace necesario realizar una serie de gestiones y formalidades para que la empresa quede legalmente constituida y pueda comenzar a funcionar.
2.1. Nombre de la empresa.
En primer lugar hay que elegir un nombre para la empresa. A pesar de parecer un mero formalismo, puede tener su importancia para reflejar la imagen que se quiere dar de la empresa, ya que, al igual que ocurre con las personas, va a acompañar a ésta durante toda su existencia. Para la elección del nombre es recomendable tener en cuenta algunos principios:
- Buscar un nombre distintivo, fácil de identificar y de recordar.
- Procurar que el nombre resulte atractivo, tanto desde una perspectiva lingüística como gráfica (logotipo).
- Elegir un nombre descriptivo de lo que la empresa produce o vende. Aunque también conviene considerar su expansión futura, evitando que pueda resultar desorientador para las probables nuevas actividades.
El nombre no puede coincidir con el de otra empresa y se completará con una expresión que indique el tipo de sociedad al que pertenece. Para ello los promotores deben dirigirse al Registro correspondiente, al Registro Mercantil Central en el caso de las sociedades mercantiles y el Registro de Cooperativas y Sociedades Laborales del Ministerio de Trabajo y Seguridad Social en el caso de las cooperativas, para solicitar un certificado que acredite que no existe ninguna sociedad con idéntica denominación.
Se entiende por identidad en el caso de las mercantiles, no sólo la coincidencia absoluta entre denominaciones, sino cuando pueda inducir a confusión, como en el caso de:
- La utilización de las mismas palabras en diferente orden, género o número.
- La utilización de las mismas palabras con la adicción o supresión de términos o expresiones genéricas o accesorias, o de artículos, adverbios, preposiciones, conjunciones, acentos, guiones, signos de puntuación u otras partículas similares.
- La utilización de distintas palabras que tengan la misma expresión fonética.
La sociedad afectada, sin embargo, puede en estos casos, ser autorizada para utilizar la denominación prohibida por la concurrencia de alguna de las circunstancias anteriores, si existe conformidad de la empresa que tiene el registro.
2.2. Constitución de una sociedad mercantil.
Para proceder a la constitución legal de una sociedad mercantil hay que cumplir los siguientes requisitos:
- Redacción de la escritura y otorgamiento ante notario. La redacción de la escritura constitucional de la sociedad se realizará por los socios ajustándose a la normativa legal apropiada a cada caso. La escritura consta de dos partes: los acuerdos de constitución adoptados por los socios y los Estatutos.
La firma por los socios o representantes legales se realiza obligatoriamente ente notario, en un acto que se conoce como otorgamiento de la escritura pública, en él se debe aportar, además de la certificación del Registro Mercantil Central del Ministerio de Justicia, acreditativa de la no existencia de otra sociedad con la misma denominación, así como acreditar la realidad del desembolso exigido en las anónimas y limitadas y su valoración por las aportaciones no dinerarias.
- Liquidación del Impuesto de Transmisiones Patrimoniales por Operaciones Societarias. Se presenta la liquidación y se realiza el pago en la Delegación de Hacienda o en la Agencia Tributaria correspondiente a la demarcación donde se encuentra domiciliada la sociedad. El plazo para presentar la liquidación es de 30 días hábiles a partir del otorgamiento de la escritura pública ante notario.
La base imponible coincide en el caso de la constitución de la empresa con el importe del capital nominal inicial. El tipo de gravamen es del 1%. La cuota tributaria a ingresar resulta de aplicar ese tipo a la base imponible.
- Inscripción en el Registro Mercantil. Otorgada la escritura pública ha de procederse a la inscripción en el Registro Mercantil de la provincia donde se halle domiciliada la sociedad, dentro de los treinta días siguientes a la fecha de otorgamiento. Desde el momento de la inscripción en el Registro la sociedad adquiere plena capacidad jurídica. Hay que acompañar el justificante de pago del impuesto de Transmisiones Patrimoniales por operaciones societarias.
Los datos inscritos en el Registro tienen carácter público, de manera que pueden ser conocidos por todas las personas interesadas. Cualquier persona puede solicitar nota informativa o certificado en el que se explicite lo que está inscrito.
Las empresas tienen la obligación de hacer constar en su documentación y correspondencia mercantil los datos de su inscripción en el Registro Mercantil: denominación, número de hoja, folio, tomo, libro y sección de la primera inscripción practicada.
3.- Trámites necesarios para la puesta en marcha de la empresa.
La empresa legalmente constituida todavía tiene que cumplimentar una serie de trámites para poder iniciar su actividad. Estos consisten en la obtención de permisos y/o licencias, el pago de determinados impuestos y la inscripción en registros especiales.
Además, la empresa en el desarrollo normal de su actividad tiene que hacer frente a diversas obligaciones de tipo fiscal, laboral y contable. Para ello, en el momento de creación de la empresa tiene que realizar ciertas gestiones que le permitirán cumplir con dichas obligaciones posteriormente.
Hay que destacar que el Real Decreto 1/1986 establece el silencio positivo. La Administración tiene un plazo de dos meses para contestar desde la presentación de la solicitud, en la concesión de licencias y autorizaciones relacionadas con la instalación y traslado de empresas. Si no se recibe respuesta en este plazo, se supone que la contestación va a ser positiva y se puede abrir el negocio.
A continuación se analizan los trámites de carácter general, es decir aquellos que no están relacionados con una actividad concreta y en principio afecta a todo tipo de empresas. Aunque esto tampoco significa que todas las empresas tengan que cumplimentar todos y cada uno de los trámites.
3.1. Trámites fiscales.
Aquellos trámites que hay que realizar en el momento de creación de la empresa para hacer frente, posteriormente, al cumplimiento de las obligaciones fiscales periódicas de la empresa.
a) Autoliquidación del impuesto sobre transmisiones y actos jurídicos documentados.
La legislación contempla la existencia de una serie de operaciones societarias que están gravadas por el impuesto de transmisiones patrimoniales. Entre estas operaciones se encuentra el acto de constitución de la empresa.
El incumplimiento de la obligación tributaria anula la efectividad del acto constitutivo ante oficinas y registros públicos. De hecho, en el Registro Mercantil no puede establecerse asiento alguno en tanto no se acredite el pago de los impuestos establecidos por las leyes.
b) Declaraciones censales iniciales.
Se formalizan a través de impresos que facilita la Agencia Tributaria o la Delegación de Hacienda del domicilio fiscal.
Declaración de inicio de actividad o alta en el censo, ejercitando las correspondientes opciones a los regímenes especiales u optativos del IVA e IRPF. Se hace con fecha anterior al inicio de actividades.
Solicitud de Número de Identificación Fiscal (NIF) por empresarios y profesionales, personas físicas y jurídicas. Con anterioridad al inicio de actividades. Cubre en su caso el alta en el censo.
Declaración previa al inicio de operaciones para poder deducir cuotas de IVA soportado anterior al inicio de actividad.
Alta en el Impuesto de Actividades Económicas (IAE) en los epígrafes que corresponden a cada actividad:
Sección 1: Tarifas a empresarios.
Sección 2: Profesionales.
Sección 3: Actividades artísticas.
c) Impuestos a pagar desde el inicio.
Impuestos sobre transmisiones patrimoniales y actos jurídicos documentados. Tipo del 1% por la constitución de sociedades y cuentas de participación en concepto de operaciones societarias.
Impuesto sobre Actividades Económicas. Liquidación por los servicios municipales después de presentar cada uno la declaración el primer año. En los siguientes antes del 30 de Noviembre de cada año.
Impuesto sobre el Valor Añadido. Cargo en factura por operación.
3.2. Trámites laborales.
a) Trámites en la Delegación Provincial de Trabajo u órgano competente de la Comunidad Autónoma.
- Comunicación de apertura de centro de trabajo. Debe realizarla el empresario individual o el representante legal de la sociedad que pretenda la apertura de un centro de trabajo o la reanudación de la actividad después de efectuar alteraciones, ampliaciones o transformaciones de importancia.
- Libro de visitas. Todos los centros de trabajo están obligados a tener este libro de visitas con la finalidad de que los inspectores de trabajo efectúen las diligencias necesarias, con ocasión de sus visitas. El jefe de la inspección de trabajo diligenciará la primera hoja y sellará todas las hojas.
- Libro de matrícula. En él se debe inscribir a todos los trabajadores en el momento en que empiecen la prestación de servicios. Se anotarán los cambios en las categorías profesionales y las bajas de los trabajadores. Los libros se habilitarán en las Inspecciones Provinciales de Trabajo y Seguridad Social.
- Calendario laboral elaborado por la empresa, que deberá colocarse en lugar visible del centro de trabajo.
b) Trámites en la Seguridad Social.
- Inscripción de la empresa en la Seguridad Social. Se realizará en las Tesorerías Territoriales, Agencias o Administraciones de la Seguridad Social. Están obligados a la inscripción las personas naturales o jurídicas, así como las entidades sin entidad jurídica, por cuya cuenta trabajen las personas incluidas en el Régimen de la Seguridad Social.
- Alta del empresario individual en el Régimen Especial de Trabajadores Autónomos. Independientemente de que tenga o no trabajadores a su servicio.
Los socios de una cooperativa pueden optar en los estatutos entre darse de alta en el régimen especial o en el régimen general.
- Alta en un sistema de cobertura de riesgos de accidentes de trabajo y enfermedades profesionales. La empresa puede optar entre el Instituto Nacional de la Seguridad Social, o en una Mutua Patronal correspondiente a la actividad de la empresa. Las Mutuas Patronales son entidades colaboradoras de la Seguridad Social, supervisadas por el Ministerio de Trabajo.
- Alta y filiación de los trabajadores a la Seguridad Social. Dentro de los cinco días naturales a partir de la iniciación del trabajo. Se le asigna al trabajador un número de afiliación para toda su vida laboral. La afiliación es obligatoria en el ámbito de aplicación del régimen general.
3.3. Trámites en la Administración local.
a) Licencia de obras.
Para la realización de cualquier tipo de obra es preceptivo estar en posesión de la correspondiente licencia de obra. Cada Ayuntamiento fija sus normas específicas para la concesión de esta licencia. En general se presenta solicitud en el departamento de Urbanismo del Ayuntamiento en cuestión.
Existen distintos tipos de licencia:
- Licencias para obras de nueva planta.
- Licencia para obras de edificaciones existentes.
- Licencias para la realización de obras de pequeña entidad, necesarias para el acondicionamiento de locales.
En este último caso, en algunos municipios existe la posibilidad de realizar obras de acondicionamiento menor de locales, sin previa solicitud de licencia, reduciéndose el trámite a la comunicación de las mismas al Ayuntamiento correspondiente. Sin embargo, esta comunicación no puede utilizarse para obras que afecta a la estructura, ni el aspecto exterior de los locales.
b) Licencia de Apertura.
Es necesario estar en posesión de la correspondiente licencia de apertura para iniciar cualquier actividad. Se debe realizar una consulta previa ante el Departamento de Urbanismo del Ayuntamiento correspondiente sobre las posibilidades de obtener la licencia, antes de realizar ninguna inversión. Para ello hay que presentar todos los datos relativos al tipo de negocio que se quiere desarrollar y las características de su ubicación.
Existen dos tipos de licencias:
Licencia de apertura para actividades inocuas. Se considera inocuas todas aquellas actividades no incluidas en el Reglamento de actividades molestas, insalubres, nocivas y peligrosas.
Licencia de apertura para actividades calificadas. Aquellas actividades que sí están incluidas en el citado Reglamento.
Una vez obtenida la licencia, el empresario tendrá un plazo de seis meses para el comienzo de la actividad.
3.4. Registros oficiales.
a) Registro oficial de la actividad.
En función del tipo de actividad económica a realizar por la empresa hay que notificar y/o solicitar la inscripción de la empresa y/o de los productos o servicios a prestar, en un Registro Oficial específico para esa actividad, siendo en algunos casos condición indispensable para el inicio de ésta. El más importante es el Registro Industrial.
La instalación, ampliación y traslado de una industria no requiere autorización previa, pero el empresario debe inscribirse en el Registro Industrial de la Comunidad Autónoma que se trate.
Para realizar la inscripción se requiere certificación emitida por un técnico competente que haga constar que la instalación se ajusta al proyecto. La Comunidad tiene un mes, desde la fecha de presentación de la solicitud, para plantear los inconvenientes y consiguientes medidas correctoras que encuentre en la instalación.
b) Registro de la Propiedad Industrial.
Para obtener la propiedad industrial las empresas pueden inscribir su derecho en el registro del mismo nombre. Los derechos de propiedad que pueden ser objeto de inscripción en el registro de la propiedad industrial son los siguientes:
- Patentes. Representa el derecho de explotar una invención con carácter temporal de manera exclusiva. La invención incluye tanto la mejora de un procedimiento industrial, como el perfeccionamiento de otro invento.
- Modelos y diseños industriales. Son objetos susceptibles de reproducción industrial, caracterizados por su forma externa y que, sin aportar nada desde el punto de vista tecnológico, sirven para identificar productos.
- Marcas, rótulos y nombres comerciales. La inscripción en el Registro de la Propiedad Industrial es sólo obligatoria para las marcas (denominación de productos o servicios), aunque puede ser conveniente inscribir también los rótulos (nombre de establecimientos) y los nombre comerciales (razón social de las entidades y nombre y apellidos de las personas físicas).
c) Registro de la Propiedad Intelectual.
Este registro está adquiriendo cada vez una mayor importancia para la defensa de los productos sustanciales para la empresa como puede ser el software en el campo informático.
d) Registro de la Propiedad Inmobiliaria.
En este registro organizado de forma similar al Registro Mercantil, se tienen que inscribir los bienes inmuebles aportados a la sociedad.
3.5. Libros obligatorios.
Los empresarios individuales y las sociedades mercantiles deben llevar unos libros de contabilidad que han de ser objeto de legalización en el Registro Mercantil. También pueden llevar cuantos libros auxiliares estimen convenientes, pero estos no tienen que ser legalizados. Además, en determinados casos, deben llevar libros fiscales que se diligencian en la Delegación de Hacienda o Agencia Tributaria del domicilio fiscal.
a) Profesionales en estimación directa.
- Libros fiscales: Registro de Ingresos y Gastos de bienes de inversión, provisiones de fondos y suplidos.
b) Empresarios individuales.
1. Estimación directa:
- Libros y contabilidad de acuerdo con el Código de Comercio y Plan General de Contabilidad.
- Libros Registro del IVA.
2. Estimación objetiva por módulos, signos o índices:
- Sólo conservar justificantes de módulos, ingresos y gastos a efectos fiscales.
- Libros y contabilidad de acuerdo con el Código de Comercio y Plan General de Contabilidad.
3. Estimación objetiva por coeficientes:
- Libros y contabilidad de acuerdo con el Código de Comercio y Plan General de Contabilidad.
En los casos 1 y 3 anteriores no hay que llevar libros de IVA si se aplica el régimen simplificado de este impuesto o el recargo de equivalencia en la mayor parte de los casos.
c) Sociedades Mercantiles.
- Libros obligatorios:
- Libro de Inventario y Cuentas Anuales.
- Libro Diario.
- Libro de Actas.
Estos libros han de ser diligenciados por el Registro Mercantil, como se ha dicho anteriormente. Sin embargo, los formados por hojas sueltas encuadernadas con posterioridad a la realización de asientos por cualquier procedimiento, podrán ser presentados a la legalización antes de que transcurran los cuatro meses siguientes al cierre del ejercicio, debiendo tener el primer folio en blanco y los demás numerados correlativamente y por orden cronológico.
- Libros obligatorios a efectos del IVA:
- Libro de facturas emitidas.
- Libro de facturas recibidas.
- Libros obligatorios a efectos del impuesto sobre sociedades:
* Registros auxiliares:
- Compras.
- Ventas y rendimientos normales.
- Cobros y pagos.
- Gastos.
- Libro especial para las Sociedades Anónimas:
- Libro registro de acciones nominativas.
- Libro especial para las Sociedades de Responsabilidad Limitada:
- Libro registro de socios.
4.- Pasos para la creación de una empresa.
Para la creación de una empresa es necesario realizar una serie de trámites ante distintos organismos que, ordenados por orden cronológico de realización, se recogen el en el cuadro siguiente:
PASOS PARA LA CREACIÓN DE UNA EMPRESA
(Por orden cronológico)
1. Plan de negocio.
2. Gestiones previas en lo que se refiere al local en el que se pretende desarrollar la actividad y las licencias municipales necesarias.
3. Elección de la forma jurídica de la empresa.
4. Estudio de la financiación.
5. Escritura de constitución.
6. Autoliquidación del impuesto sobre Transmisiones Patrimoniales (Operaciones Societarias).
7. Obtención de la personalidad jurídica.
8. Compra o arrendamiento del local.
9. Solicitud de licencia de obras, si van a realizarse en el local, apertura y, en su caso, de funcionamiento.
10. Legalización de Libros Oficiales.
11. Otras autorizaciones y certificados de empresas.
12. Declaración censal.
13. Alta en el Impuesto de Actividades Económicas (IAE).
14. Alta en el Régimen Especial de Autónomos de la Seguridad Social.
15. Comunicación de la apertura del Centro de Trabajo.
16. Formalización de los contratos de trabajo.
17. Alta en el Régimen General de la Seguridad Social.
18. Obligaciones contables.
19. Cobertura de riesgos.
20. Otros Registros Oficiales.
A continuación se realiza un breve comentario de cada uno de estos pasos:
1. Plan de negocio.
Una vez detectada la oportunidad de negocio, la idea debe ser desarrollada en un plan de negocio que ofrezca perspectivas razonablemente positivas de viabilidad.
2. Gestiones previas en lo que se refiere al local en el que se pretende desarrollar la actividad y las licencias municipales necesarias.
Para la compra y arrendamiento del local se debe verificar en el Registro de la Propiedad la titularidad del vendedor o arrendador, así como las cargas o gravámenes que soporta. También se debe comprobar que no exista prohibición o limitación en los Estatutos de la Comunidad de Vecinos para la actividad que se pretenda desarrollar en el local
Por lo que respecta a las licencias municipales, hay que informarse en el Ayuntamiento si existe licencia previa de apertura para la misma actividad en el local, cuando se halle en funcionamiento o lo haya estado en los seis meses anteriores, en cuyo caso basta una comunicación del cambio de titularidad del negocio. Si no es así, hay que informarse en el Ayuntamiento si las normas de uso de la normativa urbanística y, en su caso, la reglamentación técnica aplicable prohíben, limitan o exigen medidas correctoras para actividades calificadas como peligrosas, nocivas, molestas o insalubres y de las que, a su vez, pudieran afectar a las actividades inocuas.
Todo ello es importante para solicitar en su momento con una razonable posibilidad de obtenerlas, la licencia de apertura y de funcionamiento (esta última para las actividades calificadas) y para poder prever con tiempo las obras o instalaciones que hayan de realizarse en el local, lo que puede implicar también la preceptiva licencia de obras.
3. Elección de la forma jurídica de la empresa.
Se puede realizar la actividad como persona física (empresario individual) o como persona jurídica (sociedad). En esta decisión hay que prestar especial atención a la responsabilidad personal que asumen el empresario, los socios y los administradores.
En el caso de un empresario individual no se requieren trámites de constitución.
4. Estudio de la financiación.
Se deben considerar las aportaciones que se van a realizar al negocio tanto dinerarias como no dinerarias, así como los préstamos, créditos y ayudas de Organismos oficiales o de Entidades privadas que se puedan solicitar.
5. Escritura de constitución.
En el caso de las sociedades que exijan este requisito (sociedades mercantiles), hay que aportar al notario la certificación negativa del nombre expedida por el Registro Mercantil Central, el original de los estatutos de la sociedad, certificación bancaria de los desembolsos realizados de la parte del capital en metálico y valoración de los bienes que constituyen la aportación no dineraria (valorados a precio de mercado).
Para las sociedades anónimas y comanditarias por acciones, la valoración de las aportaciones no dinerarias debe venir avalada por el informe de los expertos independientes nombrados por el Registro Mercantil de la provincia.
Las cooperativas se constituyen también en escritura pública que incorpora los Estatutos donde se fija el capital social. Además debe incluir la certificación negativa del nombre expedida por el Registro de Cooperativas.
6. Autoliquidación del impuesto sobre Transmisiones Patrimoniales (Operaciones Societarias).
En la Agencia Tributaria correspondiente al domicilio social, que asciende al 1% del importe del capital nominal. Las cooperativas protegidas están exentas de este tributo, lo mismo que las sociedades laborales.
7. Obtención de la personalidad jurídica.
Presentación en el Registro Mercantil de la provincia de la primera copia de la escritura de constitución de la sociedad mercantil, junto con la copia diligenciada por la Agencia Tributaria de la autoliquidación del Impuesto sobre Transmisiones Patrimoniales.
8. Compra o arrendamiento del local.
Por lo que respecta la duración del contrato, en el caso de arrendamiento, lo más beneficioso para el arrendatario es que éste sea a largo plazo, reservándose él sólo la facultad de resolverlo en cualquier momento o trascurrido un periodo corto de tiempo. Esta cláusula puede no ser fácil de negociar porque en la mayoría de los casos se opone al interés particular del arrendador.
En los traspasos o cesiones, hay que prestar atención a la fecha del contrato en que se subroga el nuevo arrendatario en lo que respecta a la duración legal del mismo, si se trata de un contrato anterior a la nueva Ley de Arrendamientos Urbanos 29/1994 de 24 de Noviembre.
El arrendamiento está gravado con el IVA (actualmente el 16%) y sometido a retención a cuenta del IRPF del arrendatario.
La fianza a entregar por el arrendatario al arrendador para lo locales cuyo uso no sea de vivienda asciende a dos mensualidades.
La compra del local está gravada por el Impuesto de Trasmisiones Patrimoniales al 7% del valor real o fiscal del inmueble. Hay que tener muy en cuenta el Incremento del Valor de los Terrenos de Naturaleza Urbana, que puede alcanzar una cifra importante y que actualmente se liquida a cargo del vendedor, como los gastos originados por la Escritura Pública, pero cuyo pago, al igual que el ITP y los de primera copia y posteriores a cuenta del comprador, puede convenirse entre las partes.
El importe del Impuesto de Valor de los Terrenos puede y debe obtenerse por anticipado en las oficinas municipales.
9. Solicitud de licencia de obras, si van a realizarse en el local, apertura y, en su caso, de funcionamiento.
Así como la transmisión o modificación de las mismas.
10. Legalización de Libros Oficiales.
Los empresarios individuales y las sociedades mercantiles deben legalizar sus libros en el Registro Mercantil de la provincia y las cooperativas en su propio registro de Cooperativas. Los libros exigidos por la legislación fiscal se legalizan en la Agencia Tributaria.
11. Otras autorizaciones y certificados de empresas.
Se incluye un cuadro con los trámites específicos que incumben a las actividades más usuales y el trámite correspondiente:
12. Declaración censal.
En la Agencia Tributaria, en un plazo de 30 días hábiles a partir de la fecha de constitución. En cualquier caso antes del inicio de la actividad empresarial o profesional. Entendiendo por tal, desde que se realiza cualquier entrega, prestación o adquisición de bienes o servicios, cobros, pagos o contratación de personal, para intervenir de modo inmediato o futuro en la producción o distribución de bienes o servicios.
La declaración de inicio de actividades puede incluir la solicitud de NIF y la declaración de operaciones previas, necesario para deducirse el IVA por compras o adquisiciones de bienes o servicios anteriores al inicio de actividad.
En esta declaración los contribuyente por IRPF (empresarios individuales, socios de sociedades civiles y partícipes en una comunidad de bienes) pueden renunciar al régimen de estimación objetiva (módulos) si legalmente les resultan aplicables, para pasar al de estimación directa simplificada y renunciar a este último para pasar al de estimación directa normal si fuera conveniente. Así como a los regímenes simplificados y los especiales de agricultura, ganadería y pesca del IVA.
Este es también el momento de ejercitar las opciones legalmente previstas para el IVA; entre otras precisiones como la exención del impuesto de sociedades o las referidas a las entidades en régimen de atribución de rentas antes indicadas. Esta declaración censal es única y debe incluir relación de socios o comuneros, los cuales, además deben presentar declaración individual para comunicar su obligación de realizar pagos fraccionados por su condición de socios comuneros.
13. Alta en el Impuesto de Actividades Económicas (IAE).
Se realiza también en la Agencia Tributaria, aunque es un tributo local que liquida el Ayuntamiento.
Este impuesto se devenga por el mero ejercicio en el territorio nacional de actividades económicas (empresariales, profesionales y artísticas). El plazo para efectuarlo es el de los diez días anteriores al inicio de actividad.
14. Alta en el Régimen Especial de Autónomos de la Seguridad Social.
Se aplica este régimen especial a los empresarios individuales, a sus familiares directos que trabajen en la empresa sin la condición de asalariados, así como a los consejeros y administradores de sociedades que a título lucrativo y de forma habitual, directa y personal realicen funciones de dirección o gerencia.
Se aplica además a quienes prestan otros servicios en la empresa en las mismas condiciones, cuando además posean el control directo o indirecto de la misma (50% o más del capital social). Se presume este control también si el socio posee ese porcentaje con su cónyuge y otros parientes hasta segundo grado; si su participación es igual o superior a un tercio del capital o de un 25% del mismo si tiene atribuidas funciones de dirección o gerencia. Los socios y trabajadores de una sociedad laboral también tienen esta condición de autónomos cuando con su cónyuge y parientes hasta el segundo grado por consanguinidad o afinidad tengas al menos el 50% del capital.
Afecta también este régimen a los profesionales no afiliados a una mutualidad alternativa, a los socios de las compañías colectivas y a los socios colectivos de las comanditarias.
Los socios trabajadores de una cooperativa de trabajo asociado pueden optar en los Estatutos por este régimen o por el general, para todos ellos en conjunto.
La afiliación como autónomo es única, aunque se realicen varios trabajos que obliguen cada uno de ellos a la incorporación a este régimen. Sin embargo es compatible con la afiliación a otros regímenes de la Seguridad Social; por ejemplo al general de los trabajadores por cuenta ajena.
El plazo de afiliación es de 30 días naturales a partir del día siguiente al inicio de la actividad y su efecto se retrotrae al día primero del mes de la fecha de inicio de las actividades. Se realiza en la Dirección Provincial o Administración de la Tesorería de la Seguridad Social.
15. Comunicación de la apertura del Centro de Trabajo.
Se debe comunicar a la Dirección Provincial de Trabajo u organismo competente de la Comunidad Autónoma, dentro de los 30 días siguientes al inicio de actividad. También debe el empresario adquirir y sellar en la Inspección Provincial de Trabajo el Libro de Visitas y el Libro de Matrícula, por cada centro de trabajo.
En el último se inscribirán, con los datos que en el mismo se indican, todos los trabajadores que prestan servicios en el centro.
16. Formalización de los contratos de trabajo.
Afecta a los trabajadores por cuenta ajena. Los empresarios tienen la obligación de formalizar por escrito todos los contratos temporales, de relaciones especiales (deportistas y artistas) y otros como los de tiempo parcial, trabajo discontinuo, a domicilio y auxilio asociado. Estos contratos deben registrarse en la Oficina de Empleo y deben comunicarse también a esta oficina, todas las contrataciones efectuadas, aunque no exijan contrato escrito; también debe comunicarse la finalización de los mismos.
Esta obligación debe cumplirse en el plazo de diez días hábiles siguientes a la fecha de contratación. En ciertos casos, los contratos que exijan forma escrita por ejemplo, hay que dar cuenta en el mismo plazo a los representantes de los trabajadores.
17. Alta en el Régimen General de la Seguridad Social.
Debe darse de alta en este Régimen en primer lugar el empresario o, en sentido amplio, toda persona natural o jurídica, pública o privada que contrate trabajadores.
Asimismo, el empresario y, en su defecto, los trabajadores o de oficio la Dirección Provincial de la Tesorería de la Seguridad Social, como consecuencia de las actuaciones de la Inspección de Trabajo, debe proceder a la filiación a este régimen de sus trabajadores. La alternativa para la cobertura de accidentes laborales pueden ser las mutuas patronales.
El alta del empresario y la afiliación de los trabajadores debe realizarse antes del inicio de la actividad para el primero y con anterioridad al inicio de las prestaciones para los segundos, en la Dirección Provincial de la Tesorería General de la Seguridad Social o en las Administraciones de la misma.
18. Obligaciones contables.
Desde su constitución toda empresa mercantil debe llevar al menos, como exige el Código de Comercio, el libro Diario y el Inventarios y Cuentas Anuales aplicando las normas del Plan General de Contabilidad y los Planes sectoriales caso de existir. Además debe llevar todos los libros obligatorios para cada tipo de sociedad y los exigidos por las leyes y disposiciones especiales, especialmente en materia fiscal.
19. Cobertura de riesgos.
Parece aconsejable asegurar, mediante las oportunas pólizas concertadas con Compañías de Seguros, los daños propios que pueda sufrir la empresa y la responsabilidad civil por los daños y perjuicios causados a terceros y de los que, directa o indirectamente, deba responder la misma.
20. Otros Registros Oficiales.
El Registro de la Propiedad Industrial protege los derechos asociados a las patentes, marcas, modelos de utilidad, rótulos y nombres comerciales. El registro del nombre o razón social es conveniente porque el Registro Mercantil no protege de la utilización del nombre de la sociedad incorporada al mismo más que frente a otras Compañías mercantiles, pero no frente a otras personas o entidades.
El Registro de la Propiedad Industrial está adquiriendo cada vez una mayor importancia para la defensa de productos sustanciales para la empresa como puede ser el software en el campo informático.
El Registro de la Propiedad refleja frente a terceros la titularidad del dominio, derechos reales, cargas, gravámenes y limitaciones que afectan a los bienes inmuebles incorporados al mismo. La inscripción y demás situaciones referidas se incorporan al Registro mediante el oportuno documento auténtico (por ejemplo, Escritura notarial) que acredite la propiedad, derechos y cargas aludidos.
5.- Plazos para crear una empresa.
La realización de todos los pasos enumerados en el apartado anterior supone un esfuerzo burocrático para el emprendedor y larga mucho el tiempo de creación de una empresa. La Administración Pública consciente de este problema está buscando la manera de reducir los plazos y agilizar las tramitaciones de los documentos.
Una de las medidas que se va a adoptar con carácter experimental, es la puesta en marcha de la denominada “ventanilla única” que mediante una intensiva utilización de las tecnologías de la información y la comunicación pretende mejorar y simplificar las relaciones del emprendedor con la Administración ofreciendo la posibilidad de realización de los trámites administrativos desde cualquier oficina pública y desde el lugar de trabajo del ciudadano o desde su hogar.
También se ha anunciado el Plan de Agilización y Simplificación Formativa para la competitividad de la PYME que pretende reducir significativamente los plazos para cumplimentar los trámites de creación de una empresa.
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